LGPD e cuidados na fase pré-contratual

Ao falar dos impactos da LGPD nas relações de trabalho, o ponto crucial para o início do processo de adequação é a análise do processo seletivo, afinal será a partir daí que a empresa passará a coletar os dados dos candidatos e tratá-los. Fato é que se a coleta, o tratamento e a guarda de referidos dados são feitos de maneira inadequada, o processo é inaugurado de forma incorreta aos termos da LGPD.

Portanto, é de suma importância exigir um alinhamento de várias dimensões dentro da empresa, principalmente em relação aos funcionários que possuem a responsabilidade de coletar e tratar os dados dos candidatos. Além disso, aspecto que merece grande atenção é a forma em que é realizado o processo seletivo, pois será possível detectar o canal ou canais em que os dados são coletados inicialmente.

Por exemplo, se a forma de recrutamento dos candidatos é realizada de forma física, com a entrega do currículo, ou de forma digital, através de receptação do documento via e-mail ou site. Certo é que independente da maneira em que o dado é coletado, a empresa deve requerer o consentimento do candidato tanto no momento da recepção dos dados, quanto na eventual manifestação de vontade de mantê-los arquivados para processo seletivo futuro.

Caso contrário, na inutilização ou no caso de não consentimento para manutenção dos dados na base, o currículo deve ser descartado de forma correta afim de evitar eventual vazamento de dados.

Após tal fase, é necessária a realização de uma gestão de risco, com o mapeamento verticalizado de cada função, de quais dados são exigidos e se de fato são necessários para o recrutamento em cada função específica. Ou seja, imperioso detectar o real motivo que leva a empresa a coletar e tratar o respectivo dado.

A partir de então, passa-se para a gestão documental, com a confecção/adequação dos documentos com as informações e solicitação dos dados que realmente são necessários para a seleção. Por conseguinte, a fase de implementação surge dentro da empresa, já com os riscos e documentação devidamente geridos.

Nesse ponto, a empresa precisará aplicar treinamentos à equipe responsável pela coleta, tratamento e descarte dos dados dentro do processo seletivo, com o objetivo de que a cultura organizacional se desenvolva visando a proteção.

Inobstante a efetiva implementação e os treinamentos aplicados, não se pode esquecer que a verificação, última fase do procedimento, deve se traduzir em um controle constante afim de verificar periodicamente se a empresa está tratando adequadamente os dados na fase pré-contratual, até que o processo fique muito bem organizado.

Não se pode olvidar que a coleta e o tratamento dos dados sensíveis nesse momento devem ser justificados e baseados em uma ampla necessidade para o negócio, sob pena de o ato ser considerado discriminatório. Por exemplo, a solicitação de antecedentes criminais ou análise da vida regressa do candidato.

Logo, o Programa de Proteção de Dados deve possuir como objetivo estabelecer uma relação de confiança com o titular do dado, ou seja, o candidato à vaga de emprego, por meio de uma atuação transparente por parte do controlador que assegure mecanismos protetivos dos direitos fundamentais da personalidade, liberdade e privacidade.